Bagaimana Cara Mendapatkan Harga Kamar Hotel Termurah?

Saya share tulisan ini berdasarkan pengalaman saya mengelola sebuah hotel kecil  di Legian, Bali, dan pekerjaan saya terakhir yang bergelut di bidang revenue management di sebuah resort berbintang di Batam. 

Internet telah mengubah segalanya. Dulu, semua harga yang berlaku di bidang pariwisata adalah fixed price, atau harga tetap, yang mungkin dirubah setiap tahunnya, sebagai penyesuaian pada meningkatnya biaya-biaya, misalnya biaya bahan baku, bahan bakar, dan lain-lain. Ingatlah dulu para pelanggan membayar biaya akomodasi, mulai dari tiket pesawat terbang hingga kamar hotel, dengan harga fixed rate atau rack rate yang tertera di brosur atau pamflet. Kini, dengan adanya internet, fixed rate tidak berlaku lagi, adanya adalah dynamic selling rate, yaitu harga yang selalu berubah mengikuti demand dan ketersediaan.

Perubahan ini dimulai dari tiket pesawat. Sejak ada internet, pelanggan tidak memerlukan tiket lagi, yang biaya cetaknya menjadi biaya yang harus dibayar oleh pelanggan. Dulu makin bonafid maskapai penerbangannya, makin mewah cetakan tiketnya, dan makin mahal pula harga tiketnya. Sekarang, peran biro perjalanan semakin minimum, karena setiap orang bisa membeli tiket hanya dengan menggunakan smartphone, tablet, netbook dan laptop. Bayangkan jumlah pengguna smartphone saat ini. (Pengguna smartphone bukan hanya orang-orang smart, tetapi juga orang-orang yang tidak smart). Jika pengguna smartphone yang smart adalah 30% saja dari total jumlah pengguna smartphone, bayangkan berapa banyak jumlah orang yang capable untuk membeli tiket pesawat secara online.

Dan harga tiket pesawatpun tidak pernah tetap dan sama lagi, melainkan selalu berubah, mengikuti demand dan ketersediaan. Pada saat demand rendah dan ketersediaan (availability) tinggi, harga tiket menjadi rendah. Gabungan antara demand rendah+ketersediaan tinggi ini biasanya terjadi untuk tiket-tiket pesawat untuk perjalanan di atas 3 bulan ke depan. Makin dini kita membeli tiket, makin murah harga tiket tersebut.

Dari sistem penjualan tiket inilah muncul yield management, yang kemudian berkembang menjadi revenue management. Mengenai revenue management ini akan saya tulis lebih lanjut di artikel berikutnya. Sekarang saya akan fokus pada bagaimana mendapatkan harga kamar hotel semurah mungkin. Tujuan dari tulisan ini adalah mengedukasi pengguna smartphone, tablet, netbook, PC dan laptop untuk bisa memanfaatkan gadgetnya untuk memesan akomodasi dengan cara smart, efisien, dan semurah mungkin.

Pada pertengahan dasawarsa 2000-2010, bermunculanlah apa yang disebut sebagai OTA (online travel agent). Sesuai dengan namanya, OTA adalah biro perjalanan yang bersifat online, yang memiliki halaman web yang bisa diakses dari manapun di seluruh dunia, sepanjang ada akses internet. Asal muasal OTA ini tentu saja dari offline travel agent, atau biro perjalanan konvensional. Dengan adanya revolusi besar bernama internet, agen-agen atau biro-biro konvensional ini melihat adanya peluang untuk menangkap pasar lebih besar, yang tidak dibatasi oleh jarak, ruang dan waktu, dan sangat menghemat biaya, mulai dari biaya SDM maupun biaya transportasi.

Mereka menciptakan apa yang disebut sebagai extranet. Sebuah interface berbasis web yang bisa diakses oleh pihak hotel, dengan username dan password,  untuk mengelola harga dan ketersediaan kamar masing-masing. OTA meminta hotel untuk menyediakan allotment tetap, yaitu jumlah kamar yang selalu tersedia untuk OTA-OTA tertentu. Kerjasama antara pihak OTA dan hotel dalam mengelola extranet ini didasarkan atas perjanjian yang ditandatangani pada dokumen digital. Nantinya, pihak OTA mendapatkan fee atau komisi antara 8% - 18% dari setiap kamar/malam berbayar yang dipesan tamu. Persentase ini akan dihitung sebagai biaya (cost) oleh pihak hotel.

Dengan adanya extranet ini, pihak hotel dapat membuat profil hotel, dengan informasi selengkap mungkin, termasuk harga dan ketersediaan kamar (yang selalu berubah-ubah), foto-foto kamar, fasilitas, cancellation dan no-show policy, peta lokasi hotel, jarak ke airport, pelabuhan dan pusat perbelanjaan, alamat fisik, dan sebuah kolom untuk memilih tanggal check in, tanggal check out, jenis kamar, dan permintaan-permintaan khusus. 

Dengan kata lain, extranet yang disediakan oleh OTA adalah jembatan bagi hotel untuk bertemu dengan calon tamu nya. Hotel menjual kamarnya secara online, dan mengontrolnya melalui extranet.

Sistem baru ini menciptakan posisi pekerjaan baru di dunia perhotelan, yaitu sales ecommerce. Sales ecommerce adalah staf sales khusus yang bertugas untuk mengontrol exranet. Posisi sales ecommerce ini makin lama makin penting seiring dengan makin banyaknya jumlah OTA (channel), sehingga perlu sebuah jabatan yang didedikasikan khusus untuk mengontrol extranet tersebut. Kebanyakan saat ini sebuah hotel sudah terkoneksi dengan paling tidak dengan sepuluh channel atau OTA, bayangkan betapa time-consuming nya saat harus mengupdate harga dan ketersediaan di masing-masing OTA. Extranet bersifat real time, setiap perubahan yang dilakukan dalam sebuah extranet, akan berlaku pada saat itu juga di halaman penjualan hotel tersebut. Jika sebuah hotel mengalami kondisi fully-booked, maka sales ecommerce harus segera menutup alokasi kamar di setiap OTA, agar tidak terjadi kondisi over-booking. Tentu saja jika tingkat hunian tinggi yang biasanya menunjukkan demand yang tinggi, maka pihak hotel biasanya akan tergerak untuk menaikkan harga kamar, dengan demikian maka harga kamar akan selalu dinamis, bergerak naik turun mengikuti demand.

Kini, dengan makin banyaknya OTA, maka mulai muncul kebutuhan untuk mengatur extranet-extranet OTA tersebut dengan cara seefisien mungkin. Dari sini muncullah apa yang disebut sebagai channel manager. Channel manager adalah sebuah interface berbasis web yang dibuat untuk mengatur sejumlah OTA dalam satu wadah, sehingga waktu yang banyak dihabiskan untuk login ke masing-masing extranet akan bisa dihemat. Jika extranet sifatnya gratis, channel manager adalah interface berbayar. Salah satu contoh channel manager yang terkenal adalah Siteminder. Pengelolaan extranet, channel manager, strategi harga, forecast pada revenue dan tingkat hunian, analisis pasar dan kompetitor inilah yang nantinya akan menjadi bagian dari apa yang disebut revenue management.

Dari sisi pelanggan sendiri, memesan kamar hotel akan menjadi jauh lebih mudah. Tidak perlu mengeluarkan biaya untuk melakukan panggilan telepon, atau membuang waktu untuk mengunjungi biro perjalanan. Pelanggan bisa dengan santai melihat-lihat perbandingan harga beberapa hotel di suatu kawasan, misalnya di 

Bandung, membandingkan fasilitas hotel dan fasilitas kamarnya, dan memilih harga terbaik dan termurah yang bisa didapatkan. Dan bisa langsung mengatur penjemputan di airport atau terminal pada saat itu juga. Pemesanan kamar akan langsung dikonfirmasi dalam hitungan detik. Beberapa OTA menerapkan sistem poin, untuk pelanggan yang terregistrasi diOTA tersebut, setiap memesan kamar akan mendapatkan sejumlah poin tertentu, yang kelak bisa ditukar dengan bonus yang biasanya berupa menginap tanpa bayar di hotel-hotel tertentu. 

OTA-OTA yang dapat dikunjungi pelanggan untuk memesan kamar hotel antara lain Agoda.com, AsiaRooms.com, Booking.com, Expedia.com, Priceline.com, Orbitz.com, Wotif.com, Hostelbookers.com, Budgetplaces.com, Holidaycity.com. Semua itu adalah OTA-OTA yang berasal dari luar negeri. Tentu saja kita dapat melakukan pemesanan kamar untuk hotel-hotel di daerah-daerah Indonesia melalui OTA-OTA 

tersebut, karena jika berbicara tentang OTA, kita berbicara tentang jaringan global yang meniadakan kendala jarak, waktu dan ruang. 

Untuk OTA-OTA yang berasal dari Indonesia, ada GoIndonesia.com, pegipegi.com, tiket.com, gonla.com, yuktravel.com, yang semuanya sudah memiliki database hotel yang cukup banyak untuk memenuhi beberapa segmen pasar. 

Pembayaran bisa dilakukan melalui kartu kredit, kartu debit, bank transfer, atm transfer, dan paypal. Beberapa OTA mengharuskan pembayaran di muka pada OTA tersebut, beberapa lagi mempersilakan pelanggan untuk membayar pada saat check in di hotel. Agoda, Expedia, dan Wotif adalah contoh OTA prepaid (prabayar). Sementara Asiarooms dan Booking.com adalah contoh OTA postpaid (paskabayar).

Melalui OTA-OTA tersebut, pelanggan juga bisa mengetahui komen dan review yang ditulis oleh pelanggan yang pernah menginap di hotel tertentu, baik review negatif maupun positif. Berdasarkan review-review ini, ranking atau posisi  hotel tersebut di antara hotel-hotel lainnya bisa diketahui. Review-review ini bisa dijadikan acuan untuk jadi tidaknya memilih hotel tersebut.

Yang harus diketahui pelanggan adalah konsep parity. Ini adalah konsep kesamaan harga untuk sebuah hotel di setiap OTA. Maksudnya, jika anda ingin memesan kamar pada tanggal tertentu untuk hotel A di Bandung, maka jika di Booking.com harga kamarnya adalah US$50, maka di Agoda, AsiaRooms, Wotif dan OTA-OTA lain, harga kamarnya juga US$50. Konsep parity ini harus dipenuhi oleh semua hotel untuk menghindari persaingan yang tidak sehat di antara OTA. Sebuah hotel yang tidak memiliki kesamaan harga di antara OTA nya (disparity) akan dikenakan teguran dan sanksi dari pihak OTA.

Beberapa hotel menerapkan full parity policy, banyak juga yang tidak. Full parity policy adalah konsep kesamaan harga di setiap poin penjualan hotel, baik jika tamu menelpon langsung, direct booking, maupun di OTA. Banyak juga hotel yang memiliki website dan booking engine sendiri, dan menerapkan harga berbeda di website hotel dengan yang ada di OTA. Ini sebenarnya adalah ide yang jelek, karena pelanggan lebih menyukai hotel-hotel dengan konsep full parity. Disparity hanya akan membuat tamu merasa tertipu soal harga kamar. Salah satu hotel yang menerapkan full parity policy adalah kelompok Harris yang bernaung di bawah Tauzia Hotel Management.

Jika anda ingin memesan kamar hotel, harga terendah selalu bisa anda dapatkan jika memesan jauh-jauh hari. Pemesanan dini biasanya akan mendapatkan promo early bird, harga kamar diskon yang bahkan bisa sampai 70%. Harus diperhatikan juga kemungkinan adanya surcharge. Surcharge ini adalah biaya tambahan jika kita memesan kamar di periode peak season, misalnya lebaran, natal, dan tahun baru. Surcharge juga bisa berlaku jika ada event-event nasional dan internasional yang terjadi di daerah tempat hotel yang kita pilih, misalnya jika ada PON, pertemuan internasional dan lain-lain. Surcharge berkisar antara Rp50,000 hingga Rp500,000 per malam per kamar. 

Jadi, di era digital dan global sekarang ini, tinggalkan cara-cara konvensional untuk memesan tiket pesawat dan kamar hotel. Cara-cara konvensional memerlukan biaya tinggi, dan cukup membuang waktu. Manfaatkan smartphone anda, dan atur perjalanan anda tanpa perlu beranjak dari tempat tidur. Dapatkan konfirmasi pemesanan detik itu juga. Be efficient, be smart, and safe your energy. (Ferdy - Batam, Feb 20th 2013) Ditulis pertama kali di www.ferdot.com .

Artikel lain: Dari Pengakuan Algozo 1965 | Diving Di Bangkai USAT Liberty Glo di Tulamben